Rozliczanie wydatków związanych z pojazdami w firmie to jeden z najbardziej skomplikowanych i najczęściej kontrolowanych obszarów w polskim systemie podatkowym. Złożoność przepisów dotyczących odliczeń VAT, kosztów uzyskania przychodu (KUP) oraz limity amortyzacyjne prowadzą do powszechnych błędów, które mogą skutkować koniecznością korekt i sankcjami.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze pomyłki, na które przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę, oraz jak technologia może pomóc ich uniknąć.
Pomyłki w proporcjach VAT i KUP (75% vs. 100%)
Podstawowym źródłem błędów jest niewłaściwe stosowanie zasady podziału na użytek mieszany (prywatny i służbowy) oraz użytek wyłącznie służbowy.
Błąd 1: Nieuprawnione odliczenie 100% VAT
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro auto jest na firmę, przysługuje im pełne odliczenie VAT od zakupu i kosztów eksploatacji (paliwo, serwis). To pełne odliczenie jest możliwe, ale wymaga spełnienia trzech rygorystycznych warunków łącznie:
-
Wykluczenie użytku prywatnego – firma musi udowodnić, że samochód jest używany wyłącznie do celów działalności.
-
Ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka VAT): – należy prowadzić szczegółową, bieżącą ewidencję, która precyzyjnie dokumentuje każdy przejazd służbowy.
-
Zgłoszenie VAT-26: Wymagane jest złożenie w urzędzie skarbowym formularza VAT-26 w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z samochodem.
Błąd: Brak spełnienia choćby jednego warunku oznacza, że przedsiębiorca ma prawo odliczyć tylko 50% VAT. Nieuprawnione odliczenie 100% jest traktowane jako zaniżenie zobowiązania podatkowego.
Błąd 2: Mylenie limitu VAT z limitem KUP
Często spotykana pomyłka polega na myleniu procentów odliczenia VAT z procentami zaliczenia wydatków do KUP:
-
Prawidłowo (Użytek mieszany) – odliczasz 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych. Pozostałe 50% nieodliczonego VAT doliczasz do kwoty netto, a następnie 75% tej powiększonej kwoty zaliczasz do kosztów uzyskania przychodu (PIT/CIT).
-
Nieprawidłowo – ujmowanie 75% kosztów brutto bezpośrednio w KUP lub próba odliczenia 75% VAT.
Krytyczne błędy przy amortyzacji i leasingu
Limity wartościowe są absolutne i ich przekroczenie jest częstym błędem.
Błąd 3: Przekroczenie limitów wartościowych w amortyzacji
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć odpisy amortyzacyjne tylko do określonej wartości początkowej samochodu osobowego:
-
150 000 zł – dla samochodów spalinowych i hybrydowych.
-
225 000 zł – dla samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem.
Błąd: Zaliczenie do KUP odpisów amortyzacyjnych liczonych od całej wartości pojazdu, jeśli ta wartość przekracza ustawowy limit. Nadwyżka ponad limit nie stanowi kosztu podatkowego.
Błąd 4: Stosowanie limitu 75% do amortyzacji
Limit 75% dotyczy wyłącznie wydatków eksploatacyjnych (paliwo, serwis, myjnia, ubezpieczenie dobrowolne).
Błąd: Błędne stosowanie ograniczenia 75% również do odpisów amortyzacyjnych. Amortyzacja jest objęta tylko limitem wartościowym (150 tys./225 tys. zł), a nie procentowym ograniczeniem kosztów eksploatacyjnych.
Zaniedbania formalne i dokumentacyjne
Nawet prawidłowo wyliczone koszty mogą zostać zakwestionowane z powodu braku odpowiedniej dokumentacji.
Błąd 5: Brak lub niekompletna dokumentacja
-
Zgubione paragony – podstawowy błąd. Każdy wydatek, od paliwa po myjnię, musi być udokumentowany, aby mógł być ujęty w KUP.
-
Brak NIP na paragonie – od 2020 roku paragon do kwoty 450 zł brutto z NIP nabywcy może być traktowany jako faktura uproszczona, umożliwiająca odliczenie VAT. Brak NIP lub błędny NIP na paragonie wyklucza możliwość odliczenia VAT.
-
Nieprawidłowe rozliczenie ubezpieczenia – limit 150 tys./225 tys. zł dotyczy także dobrowolnego ubezpieczenia AC. Błędem jest ujmowanie w KUP składki ubezpieczeniowej w pełnej wysokości, gdy jest ona liczona od wartości samochodu przekraczającej ten limit.
Błąd 6: Brak korekty VAT-26 po zmianie przeznaczenia/sprzedaży
Jeśli samochód zgłoszony na VAT-26 (z prawem do 100% odliczenia) zostanie sprzedany lub zmienione zostanie jego przeznaczenie (np. przestanie być używany wyłącznie firmowo), przedsiębiorca ma obowiązek aktualizacji VAT-26.
Konsekwencja: Brak aktualizacji lub złożenie jej po terminie może prowadzić do kary grzywny i zakwestionowania pierwotnych odliczeń.
Karty paliwowe – cyfrowe narzędzie do minimalizacji ryzyka
Karty flotowe stanowią przykład cyfrowego rozwiązania, które bezpośrednio eliminuje jeden z najczęstszych błędów formalnych – Błąd 5. (dokumentacja wydatków eksploatacyjnych).
Jak karta paliwowa pomaga uniknąć błędów w rozliczeniach paliwa:
-
Koniec z papierowymi paragonami – system kart eliminuje problem zgubionych, wyblakłych lub nieczytelnych paragonów. Zamiast nich, firma otrzymuje jedną, zbiorczą fakturę elektroniczną za wszystkie transakcje paliwowe z danego okresu.
-
Pełna informacja na fakturze – zbiorcze faktury spełniają wszystkie wymogi formalne, eliminując ryzyko problemów z NIP, co jest częste przy rozliczaniu pojedynczych paragonów.
-
Cyfrowa ścieżka audytu – wszystkie transakcje są rejestrowane w systemie online, który zapewnia pełną transparentność, w tym datę, stację i ilość zatankowanego paliwa. Ułatwia to kontrolę wewnętrzną i przygotowanie danych dla księgowości.
Poprzez cyfryzację procesu rozliczania paliwa, karta paliwowa minimalizuje ryzyko pomyłek formalnych i ułatwia szybkie, bezbłędne ujęcie kosztów w księgach firmy.
Artykuł sponsorowany
