Rozliczenie freelancera bez działalności gospodarczej: faktura VAT, PIT-11 i umowa o dzieło

Jeszcze kilka lat temu większość osób zaczynających freelancing w Polsce szybko zakładała działalność gospodarczą. Dziś sytuacja wygląda inaczej: rośnie liczba specjalistów, którzy pracują projektowo, często dla klientów z zagranicy, a przychody są nieregularne. W efekcie coraz częściej pada pytanie: czy można legalnie rozliczyć się jako freelancer bez JDG i wystawić fakturę VAT?

W internecie pojawiają się sprzeczne opinie. Jedni twierdzą, że „to szara strefa”, inni – że to normalna praktyka. Sprawdziliśmy, jak wygląda jeden z najczęściej omawianych modeli rozliczeń dostępnych na rynku: „Faktura bez firmy”, realizowany przez Freelancehunt Sp. z o.o.

„Nie chcę zakładać JDG dla jednego klienta”

Freelancerzy podkreślają, że problem nie dotyczy tylko początkujących. Często chodzi o osoby, które mają już kompetencje, ale pracują nieregularnie.

– W moim przypadku to były dwa zlecenia w miesiącu. Koszty prowadzenia JDG i formalności kompletnie się nie opłacały – mówi Marta, graficzka z Krakowa.

Podobne głosy pojawiają się w branży IT czy marketingu. Dla wielu osób barierą są nie tylko koszty, ale również obawa przed „wejściem w biznes”, kiedy praca ma charakter dorywczy.

Skąd biorą się wątpliwości: „faktura bez firmy” brzmi podejrzanie

Największe kontrowersje budzi samo hasło. W Polsce faktura kojarzy się z działalnością gospodarczą, a więc wiele osób zakłada, że brak firmy automatycznie oznacza brak legalności.

Eksperci podatkowi zwracają jednak uwagę, że problem nie leży w samym dokumencie, tylko w konstrukcji prawnej.

– To, czy rozliczenie jest legalne, zależy od tego, kto jest stroną umowy i kto formalnie sprzedaje usługę klientowi. W praktyce kluczowe jest, kto wystawia fakturę i kto rozlicza podatek PIT – tłumaczy Jakub Janeczek, doradca podatkowy.

Kto wystawia fakturę VAT w tym modelu?

W przypadku usługi „Faktura bez firmy” fakturę VAT wystawia nie freelancer, ale spółka: Fakturę VAT wystawia Freelancehunt Sp. z o.o. To ważna różnica, bo klient – szczególnie firma – potrzebuje dokumentu wystawionego przez podmiot, który jest do tego uprawniony. W praktyce oznacza to, że klient otrzymuje fakturę VAT od spółki z o.o., a freelancer nie wystawia własnej faktury i nie musi prowadzić JDG.

Jak freelancer jest rozliczany? Umowa o dzieło jako podstawa

Freelancer rozlicza się na podstawie umowy o dzieło – umowy cywilnoprawnej stosowanej m.in. przy projektach kreatywnych lub rezultatach pracy, które można jasno opisać.

Dotyczy to m.in.:

projektów graficznych,
tłumaczeń,
copywritingu,
programowania,
kampanii marketingowych,
tworzenia stron internetowych.

– Umowa o dzieło jest legalnym instrumentem, ale musi dotyczyć konkretnego rezultatu. To ważne, bo w praktyce wielu freelancerów myli ją z umową zlecenie lub „pracą ciągłą” – podkreśla Adam Wiśniowski, księgowy.

Podatek PIT: kto płaci i co dostaje freelancer?

Najważniejsza kwestia podatkowa: w modelu „Faktura bez firmy” Freelancehunt Sp. z o.o. działa jako płatnik PIT. To oznacza, że podatek jest rozliczany automatycznie, a freelancer nie musi samodzielnie obliczać zaliczek. Po zakończeniu roku podatkowego freelancer otrzymuje dokument: PIT-11 który następnie wykorzystuje w rocznym rozliczeniu podatkowym.

Dlaczego część osób nazywa to „szarą strefą”?

Wątpliwości często wynikają z tego, że w internecie funkcjonują różne modele „rozliczeń bez firmy” – od legalnych po ryzykowne. Niektóre polegają na nieformalnych przelewach lub wystawianiu dokumentów, które nie odzwierciedlają rzeczywistej transakcji.

Eksperci podkreślają, że „szara strefa” zaczyna się tam, gdzie:

nie ma formalnej umowy,
nie ma dokumentów księgowych,
nie są rozliczane podatki.

W tym przypadku kluczowe elementy są jasno określone:

fakturę VAT wystawia spółka,
freelancer działa na podstawie umowy o dzieło,
PIT jest rozliczany przez płatnika,
freelancer otrzymuje PIT-11.

Co dostaje klient, a co freelancer?

W praktyce rozliczenie ma sens tylko wtedy, gdy obie strony otrzymują dokumenty, które są akceptowalne w księgowości.

Klient otrzymuje:

fakturę VAT
potwierdzenie płatności
umowę z Freelancehunt

Freelancer otrzymuje:

rozliczenie wynagrodzenia netto
umowę o dzieło z Freelancehunt
PIT-11 na koniec roku

Czy to rozwiązanie jest dla każdego?

Eksperci podkreślają, że taki model najlepiej sprawdza się przy pracy projektowej, gdy freelancer:

dopiero zaczyna,
pracuje nieregularnie,
nie chce ponosić stałych kosztów JDG,
rozlicza pojedyncze projekty.

Jeśli jednak praca jest stała, a dochody regularne, sytuacja wygląda inaczej.

– Przy stałej współpracy i dużej skali działalności JDG może być korzystniejsza podatkowo i bardziej przewidywalna. Zawsze warto policzyć to indywidualnie – mówi Jakub Janeczek, doradca podatkowy.

Legalność nie wynika z samej nazwy usługi, ale z konstrukcji prawnej. Jeśli fakturę VAT wystawia spółka, freelancer działa na podstawie umowy cywilnoprawnej, a PIT jest rozliczany zgodnie z zasadami i potwierdzany dokumentami (PIT-11), model jest transparentny dla obu stron.

Artykuł sponsorowany